Peran Kunci Document Controller dalam Mengelola Kepatuhan Administrasi Korporasi
Penulis: Triana Dyah
Pustakawan Daniel S. Lev Law Library
 

Editor: Eine Ayu Saraswati  

Aspek pengelolaan dokumen dan rekod yang andal bagi korporasi menjadi faktor penting yang berhubungan erat dengan kepatuhan administrasi dalam pengembangan usaha. Memenuhi urgensi tersebut, profesi Document Controller hadir untuk memastikan pengelolaan dokumen dan rekod berjalan secara konsisten, terstandar dan terkendali. Profesi ini bertanggungjawab terhadap penyusunan prosedur, standar peraturan serta persyaratan wajib dalam pengelolaan dokumen dan rekod. Demikian I Putu Ari K. Budiasa, seorang Document Controller Lead di sebuah perusahaan industri migas terkemuka di Indonesia, mengawali penjelasannya sebagai narasumber dalam sesiCoffee Talks: Bedah Profesi Document Controller yang diselenggarakan oleh P3RI pada tanggal 15 Juli 2022 secara daring. Dalam acara ini, Maghfira Puti Gaisani, Staf Pengajar MRA Vokasi UI, berperan sebagai moderator.  

Ari menjelaskan bahwa pengelolaan dokumen dan rekod yang konsisten akan memastikan dokumen perusahaan memenuhi tiga prinsip, yaitu mutakhir, andal dan absah. Prinsip mutakhir berarti dokumen dan rekod yang menjadi referensi dalam pekerjaan pengguna merupakan versi terbaru atau terkini. Prinsip andal berarti setiap dokumen dan rekod telah melalui proses peninjauan (review) yang sesuai dengan prosedur pengelolaan dokumen. Prinsip ketiga adalah absah, yaitu setiap dokumen dan rekod telah mendapatkan persetujuaan pada level yang sesuai sehingga dapat digunakan dalam pekerjaan pengguna.  

Document Controller menerapkan ketiga prinsip tersebut dalam ruang lingkup pekerjaannya yang mencakup siklus hidup dokumen sejak tahap penciptaan dokumen (document creation); persetujuan dan peninjauan (review and approval); publikasi dan distribusi (publication and distribution); penyimpanan dan pemantauan (storage and accessibility); serta bilamana terjadi perubahan atau modifikasi (modification or revision); serta penarikan dokumen (withdrawal).  

Tangkapan layar Coffee Talks 6 P3RI bertema Bedah Profesi Document Controller yang terselenggara via Zoom.


Sektor industri yang banyak membutuhkan peran Document Controller antara lain adalah industri farmasi, otomotif, minyak dan gas, pertambangan, arsitektur, logistik, manufaktur, dan kimia. Ari menjelaskan bahwa sektor industri tersebut banyak melibatkan aktivitas dan rekayasa teknis atau konstruksi, serta memiliki kebutuhan dokumentasi dengan frekuensi modifikasi tinggi. Berbagai aspek pekerjaan saling terhubung sehingga produksi dan pertukaran dokumen banyak terjadi antar entitas yang berbeda. Faktor keselamatan juga menjadi hal yang krusial sehingga memerlukan pengelolaan dokumen yang memenuhi kriteria kepatuhan, keterlacakan dan audit. Dalam lingkungan tersebut, menempatkan aktivitas temu kembali dokumen dan informasi yang tepercaya, terkini dan resmi menjadi sangat penting.  

Lebih mendalam, Ari menjelaskan bahwa posisi Document Controller bertanggungjawab untuk memelihara dokumen register, yaitu daftar dokumen atau aset dokumen perusahaan. Dokumen perlu melalui proses pemeriksaan kualitas atau quality check sebelum dokumen tersebut memasuki proses peninjauan oleh unit atau level otoritas yang berbeda. Hal ini untuk memastikan bahwa dokumen telah memenuhi standar pembuatan dokumen.  

Untuk menunjang penyusunan dan penyimpanan dokumen secara elektronik maupun tercetak, Document Controller melakukan identifikasi dokumen melalui proses klasifikasi, indexing dan metadata. Setiap dokumen masuk dan keluar harus melalui proses terstandar agar Document Controller dapat mendistribusikan dokumen kepada pengguna internal dan eksternal yang terkait. Dalam proses distribusi dokumen tersebut, Document Controller bertindak sebagai point of contact atau penanggungjawab untuk merespon pertanyaan terkait dokumentasi, serta menerbitkan laporan dan statistik terkait status perkembangan dokumen.  

Document Controller memiliki peran aktif bagi korporasi dalam memastikan kepatuhan administrasi terhadap regulasi, aturan dan standar yang berlaku sesuai dengan fase siklus hidup dokumen. Demikan ulasan diskusi rutin P3RI dalam kanal Coffee Talks kali ini.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *