Penulis: M. Rezcky
Editor: Eine Ayu Saraswati, Ichy Utami

Pengelolaan rekod yang baik sangat penting dalam sebuah organisasi. Rekod yang terkelola akan mendukung organisasi dalam: kegiatan bisnis, transparansi dan akuntabilitas, kepatuhan terhadap regulasi dan tata kelola resiko, serta pengembangan bahan pembelajaran untuk perbaikan dalam berorganisasi. Dalam mendukung tata kelola rekod/informasi yang baik, organisasi perlu menerapkan “good records/information governance”. Salah satu alat yang bisa dipakai oleh sebuah organisasi dalam pengelolaan rekodnya adalah: WBG Records Management Roadmap atau peta jalan pengelolaan rekod dari World Bank Group yang bisa diakses oleh umum.Demikian tema dari diskusi daring Coffee Talks ke-8 yang Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia (P3RI) selenggarakan pada hari Jumat, 19 Juli 2024. Acara ini menampilkan tiga narasumber ahli yaitu Dyah Kristiani, Prabu Wibowo, Ph.D., dan Abdul Cholil, bersama moderator Triana Dyah. Masing-masing narasumber menyoroti aspek akademis, aspek implementasi praktis berdasarkan panduan dari sebuah lembaga internasional, serta aspek pengembangan kompetensi bagi profesional bidang rekod dan arsip. Dalam acara ini, Hani Qonitah, Ketua Umum P3RI, turut hadir untuk memperkaya diskusi.

Prabu Wibowo, Ph.D., Ketua Program Studi Magister Ilmu Perpustakaan dan Program Doktor Kajian Informasi Universitas Indonesia, memberikan pengantar diskusi dari perspektif akademisi dengan topik "Tren dan Peta Jalan Penelitian dalam Manajemen Arsip di Era Digital, Data, dan Teknologi Terbaru." Dalam paparan ini, Prabu menekankan pentingnya memahami daur hidup informasi—mulai dari pembuatan dan penyimpanan hingga penggunaan dan penghapusan data—sebagai bagian dari manajemen rekod dan arsip yang efektif.

Dyah Kristiani, World Bank Information Governance and Archives, melanjutkan diskusi dengan paparan mengenai panduan praktis berjudul “World Bank Group Records Management Roadmap” yang telah diterbitkan oleh World Bank Group. Dyah menjelaskan bahwa peta jalan ini dapat membantu organisasi, terutama bagi lembaga pemerintahan dan sektor publik, dalam melakukan pengembangan sistem pengelolaan rekod.

Dyah menjelaskan bahwa roadmap ini terdiri dari sembilan bagian yang mencakup pengantar, peta visual, prinsip-prinsip manajemen rekod, alat penilaian, daftar periksa penilaian, hasil yang diharapkan, sumber daya pendukung, dan glosarium istilah. Roadmap ini dirancang untuk membantu organisasi memahami kondisi manajemen rekod mereka saat ini, mengidentifikasi area yang perlu perbaikan, dan mengimplementasikan perubahan untuk mencapai tingkat kemajuan yang organisasi inginkan.

"Roadmap ini adalah solusi all-in-one yang mencakup segala hal yang diperlukan untuk mengakses atau mengevaluasi setiap tahap pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Semuanya dalam satu instrumen, sangat user-friendly dan mudah digunakan".

Menurut Dyah, WBG Records Management Roadmap memiliki beberapa keunggulan utama, di antaranya adalah:

Comprehensive all-in-one toolkit
Meliputi semua aspek penting dari manajemen arsip, memungkinkan organisasi untuk menilai dan meningkatkan manajemen arsip mereka dalam satu paket

User friendly
Mudah digunakan oleh pengguna dari berbagai latar belakang

International Best Practices
Berdasarkan praktik terbaik internasional, sehingga menjadikan roadmap ini sebagai alat bantu yang intuitif dan efektif

Flexible
Dapat digunakan oleh berbagai jenis organisasi, termasuk instansi pemerintah, sektor publik, dan organisasi non-pemerintah dalam berbagai tingkat pengelolaan rekodnya. Dari tingkat paling awal (belum ada pengelolaan rekod) sampai pada tingkat lebih maju.

Dalam penjelasannya, Dyah menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik akan membantu organisasi meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, transparansi, dan kepatuhan terhadap regulasi. Ia menutup paparan dengan mengajak para peserta untuk mengeksplorasi dokumen selengkapnya yang dapat diunduh melalui tautan ini, guna meningkatkan tata kelola rekod di organisasi masing-masing.

Abdul Cholil dari P3RI  kemudian menanggapi kedua paparan tersebut dengan membagikan pengalamannya sebagai praktisi di bidang Records Management melalui paparan berjudul “Preparing Yourself for Information Governance Implementation within Your Organisation”. Cholil membahas bahwa seorang record manager perlu memiliki kesiapan dan pemahaman mendalam mengenai implementasi information governance bagi organisasi.

Diskusi ini merupakan bagian dari seri Information Governance yang bertujuan untuk menyajikan wawasan mendalam dan studi kasus terkini mengenai tata kelola informasi dan manajemen rekod di era digital. P3RI berkomitmen untuk terus menyediakan platform bagi para ahli dan akademisi untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman. Diskusi ini diikuti oleh berbagai peserta dari beragam sektor yang tertarik untuk meningkatkan kapasitas manajemen rekod organisasi.